Penulis : Operator PPID Way Kanan
Institusionalisasi Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Pemerintah Kabupaten Way Kanan adalah merujuk pada proses pembentukan dan penguatan struktur, sistem, serta mekanisme yang ada di dalam suatu organisasi atau lembaga untuk memastikan pelaksanaan tugas dan fungsi PPID berjalan secara efektif, konsisten, dan sesuai dengan aturan yang berlaku.
PPID sendiri adalah pejabat yang memiliki tanggung jawab untuk mengelola informasi dan dokumentasi publik yang ada pada suatu badan publik, sesuai dengan Undang-Undang No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Institusionalisasi PPID berarti menjadikan pengelolaan informasi ini sebagai bagian integral dari struktur organisasi, di mana PPID memiliki otoritas dan dukungan yang cukup untuk melaksanakan tugasnya dengan baik.
Beberapa hal yang mencakup institusionalisasi PPID antara lain:
- Penunjukan PPID: Menunjuk pejabat yang bertanggung jawab atas pengelolaan informasi dan dokumentasi publik pada Pemerintah Kabupaten Way Kanan.
- Penyediaan Sumber Daya: Menyediakan anggaran, pelatihan, dan infrastruktur yang diperlukan untuk mendukung tugas PPID.
- Prosedur Pengelolaan Informasi: Menetapkan prosedur standar yang jelas untuk proses permintaan informasi, pengecekan dokumen, serta penyebaran informasi kepada publik.
- Kebijakan dan Regulasi: Mengembangkan kebijakan internal dan prosedur yang mengatur tentang pengelolaan informasi publik, termasuk bagaimana menangani informasi yang dikecualikan atau yang sifatnya rahasia.
- Pengawasan dan Evaluasi: Melakukan pengawasan terhadap implementasi dan evaluasi kinerja PPID, memastikan bahwa pengelolaan informasi berjalan sesuai dengan prinsip keterbukaan dan transparansi.
- Penunjukan Tim Fasilitasi Penyelesaian Sengketa: Menunjuk Pejabat yang bertanggung jawab atas penyelesaian sengketa informasi pada Pemerintah Kabupaten Way Kanan.
- Selain itu PPID Utama juga berkoordinasi dengan PPID Pelaksana diantaranya:
- Koordinas rutin Penyusunan Daftar Informasi Publik, Download dan Daftar Informasi yang di Kecualaikan, Download
- Koordinasi rutin melalui group Whassap, yang isi nya penyebaran berita atau informasi publik yang ada di website waykanankab.go.id/berita/ dan juga yang ada di website https://ppid.waykanankab.go.id/
- Rapat koordinasi PPID di Satuan Kerja Perangkat Daerah Kabupaten Way Kanan
- Siaran Langsung bersama RRI Kabupaten Way Kanan tentang informasi-informasi publik